Charte des données et informations personnelles
Version du 3 mars 2019
1. Dans ce qui suit, le mot « Ancien » désigne tout ancien élève, garçon ou fille, ayant suivi une partie de sa scolarité primaire, secondaire ou supérieure dans la cité scolaire Hoche à Versailles.
2. L’association gère les données personnelles des Anciens en vue de ses missions institutionnelles:
- Entretenir les relations amicales entre les Anciens;
- Contribuer à la prospérité du lycée, y compris par le devoir de mémoire;
- Procurer de l’aide aux Anciens dans le besoin et à leurs familles;
- Aider les élèves sortant à s’orienter dans le monde professionnel.
En vue de ces missions, l’association est susceptible de garder perpétuellement les données de tout Ancien dont elle aurait connaissance.
3. Via les services de l’association, tout Ancien est susceptible d’être identifié ou retrouvé par son nom, son prénom, son nom d’usage s’il est connu et différent du nom qu’il portait pendant ses études, et sa promotion c’est-à-dire l’année à laquelle il a passé son baccalauréat, ou l’aurait passé en continuation avec son cursus scolaire à la cité Hoche.
4. L’association gère
- des données de contact professionnel et privé de chaque ancien: adresse postale, adresse Internet, numéro de téléphone, entreprise et fonction le cas échéant;
- les années de présence, les classes et les noms de professeurs des anciens élèves;
- des photographies individuelles et de groupe;
- des anecdotes qui peuvent mentionner d’autres anciens ou des personnes du lycée;
- des informations et documents publiés à propos des anciens, sous réserve des règles de propriété intellectuelle.
Ces données, informations et documents sont confiés à l’association avec l’accord des intéressés ou parce qu’elles sont publiées. Elles sont gérées par les membres du bureau dans le cadre de leur mandat.
5. Certaines informations peuvent être publiées ou partagées entre les autres anciens, dans le cadre des services offerts par l’association et de ses actions de communication. L’association exploite ces informations selon les principes directeurs suivants.
- L’association s’interdit la cession à des tiers d’informations personnelles sur les anciens, notamment de leurs informations de contact.
- Dans le choix et la restitution des anecdotes et souvenirs que l’association diffuse à l’occasion de ses actions de communication, l’association s’astreint à une attitude bienveillante à l’égard des Anciens et des tiers.
- Les coordonnées personnelles et professionnelles d’un Ancien ne sont diffusées ou partagées auprès des autres membres que dans la mesure où l’Ancien l’autorise.
6. L’espace en ligne de chaque Ancien lui permet de mettre à jour ses coordonnées et informations personnelles, de définir quelles informations personnelles peuvent être publiées, et d’accéder aux services en ligne destinés aux Anciens. Pour dialoguer avec chaque Ancien et pour lui donner accès à son espace en ligne, l’association utilise comme identifiant une adresse de courrier électronique que l’Ancien spécifie. Chaque Ancien lui associe un mot de passe qu’il choisit lui-même dans le cadre d’un dialogue en ligne sécurisé. Chaque Ancien peut solliciter de l’Association l’effacement d’une adresse de courrier électronique en tant qu’identifiant d’accès à son compte. L’association décline toute responsabilité en cas d’utilisation frauduleuse de l’espace en ligne d’un Ancien.
7. L’association exerce ces meilleurs efforts pour maintenir en sécurité les données personnelles qu’elle gère, y compris par le choix de ses prestataires. Elle notifie aux utilisateurs d’espace en ligne tout incident ayant un impact sur la protection de leurs données personnelles.
8. Toute personne peut signaler un incident ou solliciter le rétablissement de ses droits via le formulaire de contact du site des Anciens du lycée Hoche, ou en écrivant à l’association.
